Případová studie. Nasazení IS do FG. Důvody, zajímavosti, výsledky.
Před deseti lety byl FG Forrest popisem dnešní terminologie start-up. V prvních pěti letech obrat, počet klientů a zaměstnanců prudce rostl a všichni jsme se učili řídit firmu za pochodu.
Růst bez řízení udržíte klidně několik let
Samozřejmě jsme počítali s konstantním růstem navěky a žádné komplikace si nepřipouštěli. Jak jsem následně zjistil, byl toto klasický stav ve všech začínajících firmách. Řeší se hlavně marketing, produkce, obchod, sleduje se růst čehokoliv, a dokud jsou peníze na výplaty, na nic dalšího není čas. A to je krátkozraké.
Kde jsou ty výkazy
Postupem času jsme potřebovali čím dál více informací o výnosech, nákladech, cashflow, nákladové sazbě, výkonu na zaměstnance atd. Na naše finanční oddělení jsme měli hodně otázek, které by se daly shrnout do vět: „Tak jak nám to roste“ a „Co se stane, když…“. Všechny informace jsme udržovali v různých Excelech a souhrnné výsledky byly na vyžádání vždy s několikatýdenním odstupem.
Všechno v Excelech
Nebyla to však jen absence finančních ukazatelů, ale postupně k tomu přibývala potřeba mít detailní informace o klientech, projektech, výkazu práce apod. Nakonec jsme se dostali na cca 35 vzájemně provázaných Excelových tabulek, které jsme si z nouze tvořili na koleni. Hlavní výhodou tohoto tabulkového řízení bylo, že nestojí téměř žádné investice a můžete je začít používat hned.
Excel je pro firmu do 20 lidí
Nevýhod řízení přes Excely je velmi mnoho. Mezi ty nejdůležitější patří absence historie změn, sdílení informací, neprovázanost dat. Takto se dá řídit firma max. do 20 lidí a ještě pouze jedním manažerem.
Všechny informace on-line
Jakmile chcete dále růst, potřebujete všechny informace online a dostupné odkudkoliv, zapojit do pořizování dat všechny zaměstnance a získat manažerské přehledy. Teprve potom můžete mít firmu připravenou na expanzi a řízenou odkudkoliv.
Nastupuje ERP
V roce 2004 jsme se proto rozhodli pro pořízení ERP informačního systému (Enterprise Resource Planning), který nám pokryje následující oblasti:
- Účetní systém
- Projektové řízení
- Řízení vztahů se zákazníky
- Řízení dodavatelů
- Personální systém
- Manažerské přehledy
Z dnešního pohledu to byl velmi ambiciózní projekt, který zahrnoval hodně různorodých požadavků, takže jsme žádný univerzální systém za rozumné peníze (adekvátní pro začínající firmu) samozřejmě nesehnali. Rozhodli jsme se vyřešit všechny požadované oblasti postupně - integrací různých modulů a vlastního vývoje.
Všechny informace na dvě kliknutí
Do současné doby jsme díky implementaci ERP systému dosáhli těchto výsledků:
- Ušetřili jsme minimálně 4 pracovní síly v oblasti administrativy a financí. Máme centrální oddělení pro 4 společnosti skupiny: finance, HR, nákup, IT
- IS je dostupný odkudkoliv z internetu (i přes mobilní zařízení) a používají ho všichni zaměstnanci jako součást intranetu
- Roste s námi – všechny nové procesy a požadavky automaticky průběžně implementujeme
- Dosáhli jsme bezpapírové kanceláře – všechny smlouvy a důležitou poštu skenujeme a sdílíme elektronicky
- Pro řízení firmy už nepoužíváme žádnou Excel tabulku a všechny informace jsou online a dostupné na 2 kliknutí
Celková hodnota investice dosáhla jednotek milionů Kč. Návratnost prostředků byla do 2 let. Další výrazné úspory díky IS nás však teprve čekají, jelikož při expanzi se přínosy kvalitního informačního systému násobí. A na to se těším ze všeho nejvíce.
Pozn.: V roce 2012 se skupina FG Forrest rozrostla na 80 zaměstnanců ve 3 pobočkách s ročními výnosy 96 mil. Kč.
