Vykonat a vykázat práci – obojí je důležité

Máte pocit, že na prvním místě je vždy odvedená práce a její vykazování je bezpředmětné a nesmyslné? Mýlíte se. Ačkoliv vyplňování výkazu práce bezpochyby zabere určitý čas a rozhodně vás nijak kreativně neobohatí, jeho informační hodnota je nesmírně důležitá jak pro firmu, tak pro její zaměstnance.

Výkaz práce neznamená pouhé resumé činností, které jste vykonali za určité období, nelze ho chápat ani jako způsob, jak vám zaměstnavatel chce znepříjemnit každodenní práci, ale je to podklad pro vaše mzdové ohodnocení, projektové řízení, plánování a zejména pro sledování firemních nákladů. Aby výkaz práce poskytoval maximum informací potřebných k efektivnímu řízení firmy, nutnou podmínkou je i jeho dobré technické řešení.

Systém Výkaz práce musí:

• být jednoduchý, přehledný a intuitivní,
• obsahovat jasně vydefinované druhy činností pro vyplňování,
• být snadno a kdykoliv dostupný,
• zabrat zaměstnancům co nejméně času při vyplňování,
• odrážet skutečný stav (realitu),
• poskytovat pouze relevantní a úplné údaje v logickém členění,
• být vyplňován všemi zaměstnanci.

Jak řeší výkaz práce Forresti?

Každý zaměstnanec má přístup do Aplikace výkazu práce přes on-line webového rozhraní, zde je jeho jediným úkolem vyplnit pouze 5 povinných položek o každé činnosti, kterou na projektu v daný den realizoval.

Díky provázanosti dat s firemním Informačním systémem lze na základě údajů z výkazu práce on-line sledovat například:

• mzdové náklady spadající na sledovaný projekt za všechny řešitele, kteří se na projektu podíleli,
• firemní režijní náklady na vybraný projekt za určité období,
• souhrnné údaje pro fakturaci – v členění dle řešitelů či realizovaného druhu činnosti,
• obchodní informace o předpokládané a skutečné fakturaci, výši subdodávek či zisku z projektu apod.

Každý manažer sleduje z výkazu práce fond pracovní doby svých podřízených, skutečně vykázané hodiny analyzuje z důvodu přípravy mzdového ohodnocení. V návaznosti pak plánuje například budoucí kapacitní pokrytí realizovaných projektů.

Proč vyplňovat výkaz práce?

V případě zaměstnance platí jedno prosté pravidlo: nevykážete-li práci, znamená to jediné – nepracovali jste. Tím si na sebe nejen logicky přitáhnete pozornost svého nadřízeného, ale při opakované situaci s nevyplněným výkazem práce si pak svojí vinou na sebe vrháte negativní stín nespolehlivosti, za což mohou dokonce hrozit i sankce.

Z pohledu zaměstnance zde existuje další velmi podstatná věc. Vykážete-li úmyslně špatné či neúplné údaje, zkreslujete tím skutečnost a můžete nevědomky v konečném důsledku ublížit zejména sami sobě.

Pro vašeho nadřízeného je totiž vykazovaná práce primárním podkladem pro udělování prémií či ocenění mimořádných výkonů. Nenajde-li váš šéf o těchto událostech údaje ve výkazu práce, neocení vás. Stěží tak u něj budete uplatňovat argumenty, že jste práci věnovali více času a úsilí i mimo pracovní dobu a tím pádem vám náleží zasloužená odměna.

Špatně vyplněným výkazem práce může zaměstnanec v krajním případě poškodit i firmu. Obchodníci či projektoví manažeři mimo jiné čerpají z výkazů podklady pro fakturaci klientům, uvedete-li záměrně ve výkazu práce nižší počet hodin, než jste skutečně odpracovali, můžete připravit nesprávnou fakturací vašeho zaměstnavatele o tržby. Nižší tržby mohou znamenat pro firmu nižší zisk, ten pak s sebou přinese například menší možnost investic, a to i investic do svých zaměstnanců, čili vás.

V neposlední řadě zkreslenými údaji můžete hodně znepříjemnit práci svým kolegům – projektovým manažerům. Ti berou v úvahu vámi vykázané časy na určitou činnost při sestavování plánů a při tvorbě časového harmonogramu na projekt. Jakákoliv nepřesnost či chyba se pak může stát další komplikací, která se dotkne i přímo vás například v podobě podhodnoceného časového plánu, který dostanete na realizaci určitého úkolu.

Až budete dnes vyplňovat výkaz práce, zkuste pozměnit postoj – nenazývejte jej nutným zlem, ale pomocí a přínosem sobě i vašemu zaměstnavateli.

2