Každá hodina neefektivní porady stojí stovky korun

Asi to znáte. Není nic horšího, než muset na poradě dvě hodiny poslouchat svého nadřízeného, který je nepřipraven, nebo se účastnit projektové schůzky, která nikam nevede. Dohodněte se na tom, že z takových schůzek můžete ve slušnosti (a „beztrestně“) odejít. A hlavně, naučte se na taková setkání dobře připravit.

Během své praxe jsem se účastnil již stovek schůzek a jednání se svými klienty, dodavateli či kolegy. Rád bych se podělil o pár tipů, jak se na poradu či pracovní schůzku připravit.

Základem efektivního způsobu komunikace je kvalitní příprava a připravený organizátor (resp. moderátor). Při plánování schůzky si odpovězte, jaký je cíl (vymyslet řešení projektu, informovat kolegy o novém nařízení), kdy je vhodné poradu uskutečnit (dejte všem čas na přípravu), jakou formou a kdo všechno je na ní za potřebí – méně je v tomto případě více.

To samé platí pro body jednání a čas jim věnovaný. Až budete připravovat náplň schůzky, což je pro pravidelnou úspěšnost obzvláště důležité, nijak to nepřehánějte – příliš bodů jednání a neúměrně dlouhá doba jim věnovaná jsou kontraproduktivní.

V FG Forrest domlouváme porady formou Aplikace Žádost o schůzku. Ta vždy obsahuje:

• termín,
• seznam pozvaných,
• místo setkání,
• cíl schůzky,
• agendu (může být včetně harmonogramu),
• podklady k prostudování.

Každá delší porada má u nás svého moderátora (řízení diskuse, směřování k cíli), zapisovatele (zápis z jednání a jeho distribuce) a časoměřiče (pravidelné přestávky, konec). Nejde o hru na superprofesionalitu – tento model se nám nespočetněkrát osvědčil a ušetřil nám mimo jiné spoustu času a sil (pokyny typu „toto zajímá jenom vás dva, proto si to dořešte po jednání,“ jsou navíc pro celkový vývoj jednání neuvěřitelně osvěžující:-)). A hlavně, zápis je nejdůležitějším výstupem z porady. Bez následného sepsání úkolů, pověřených osob a termínu pro splnění nemá žádná schůzka smysl.

Porady v FG Forrest zahajujeme bez ohledu na to, kdo je a není přítomen v době zahájení, či kdo si šel zrovna zavolat. Pokud by někdo chodil pozdě opakovaně (naštěstí se to nestává), zodpovědný moderátor by navrhnul jeho odvolání z projektu. Jakkoli to zní tvrdě, je objektivní pravdou, že takový kolega – byť by se opožďoval kvůli svému pracovnímu přetížení způsobenému další prací – je pro projekt spíše zátěží.

Pochopení mám naopak pro kolegy, kteří odejdou z porady, co nikam nevede. Dokonce je k tomu sám navádím – sezení, které je pusté „tlachání“ na neurčité či všeobjímající téma, by stálo firmu zbytečné peníze.

O čem a jak se na schůzce budete bavit, jestli zvolíte brainstorming, provedete SWOT analýzu, nebo zda budete celou dobu kreslit Ishikawa diagram, je samozřejmě na vás. Vždy ale pamatujte na to, že není důležité jak, s kým a o čem jednáte, ale jaký to má výsledek.

2