Time management

O efektivním plánování projektů a time managementu přečetli Project  Manageři nejen z FG Forrest stohy papírů. Jako vše, co souvisí s řízením týmu lidí, podléhá time management změnám a vývoji téměř neustále.  Umět reagovat na změnu je jednou ze zásad umění řízení projektu.

Teorie a praxe

Teorie time managementu káže o plánování, důslednosti, předvídavosti a schopnostech řešit případné komplikace tak, aby tým fungoval a projekt nebyl z časového hlediska ohrožen. Tolik teorie, která se, jak všichni víme, praxi často nepodobá ani zdálky.

Eisenhower: „Plány jsou bezcenné. Podstatné je plánování.“

Forrestí praxe plánování je postavena na pevných základech prověřeného systému. Každý projekt má svůj předem jasně definovaný průběh, odsouhlasené a potvrzené kapacity jednotlivých týmů a projekt je důsledně sledován Project Managerem.

Hlavní pilíře plánování celého projektu ve FG

• projektová komise
• přípravný tým
• projektový tým
• pečlivě vypracovaný timing

Nejčastější komplikace

V průběhu řešení projektů se, i přes dokonalý time management, mohou objevit a objevují neočekávané situace a komplikace. FG praxe definuje, jako nejčastější, následující:

• nedostatek kapacit
• vysoké vytížení týmů
• časové posuny projektu, kdy je pomyslná brzda na straně klienta (zpožděné dodání podkladů, nedostatečně rychlá odezva, nedodržení časového harmonogramu korektur a schvalování atd.)
• zvýšení nároků ze strany klienta v průběhu projektu bez možnosti přizpůsobení deadline

Řešení komplikací

V rámci plánování se osvědčilo několik opatření, která eliminují rizika časové nedostatečnosti v průběhu projektu:

• precizní timing
• vytvoření dostatečných časových rezerv
• zajištění dostatečně výkonného týmu
• zajištění případných rezerv v lidských zdrojích
• profesionální komunikace s klientem založená na jasných definicích a faktech, nikoliv na nereálných slibech
• reálné cíle
• perfektní vztahy v rámci týmu

Pokud dojde ke krizi

Existuje mnoho pravidel a pouček, jak z časové tísně ven.  Většina expertů se shoduje na následujících:

• přiznat problém, analyzovat ho
• definovat možnosti řešení
• mít tým na svojí straně
• rozdělit následné akce podle priorit
• umět s nepodstatnými věcmi „švihnout”
• rozšířit kapacity týmu
• delegovat možné úkoly
• komunikovat s klientem návrhy možných časových posunů
• aktivně eliminovat stres
• ovládat se

Paretovo pravidlo

Říká, že 80 % přínosů zajistí činnosti, které trvají 20 % času. Naopak zbylých 80 % času strávíme věcmi, které přinesou pouze 20 % úspěchu. Jak jednoduché a pravdivé!  Podstatou je ovšem správně rozeznat, které věci jsou ty důležité, a které naopak ne.

Jak jste na tom Vy? Umíte to?

Další články autora:

2